Outlookiin nopeampi ja tehokkaampi haku
Aika monella työpaikalla on vielä käytössä Exchange 2003 ja Outlook 2003. Tämän yhdistelmän tuskastuttavia piirteitä on hakujen hitaus. Jos tiettyä viestiä tai lähettäjää pitää etsiä satojen tai tuhansien viestien seasta – postilaatikon siivoaminen joskus jää tekemättä – haku vain kestää ja kestää. Kollegani vinkkasi, että asenna Xobni. Se tosiaan auttaa aika paljon.
Xobni lisää nopeutta ja tarkkuutta Outlook-hakuihin etenkin Exchange 2003:n kanssa.
Xobni indeksoi viestit ja lähettäjät sekä hakee lähettäjistä vielä tiedot eri lähteistä. Ohjelmalle voi kertoa olevansa Facebookissa, Linkedinissä ja muissa yhteisöissä, ja näiden kautta näytetään saavan niin kuvat kuin puhelinnumerot mukaan.
Tärkein työkalu on haku. Xobnilla löydän nopeasti viestit, joita Outlook 2003:n perushaku etsii Exchange 2003 -laatikosta minuutteja, tai ei välttämättä löydä viestiä lainkaan.
Xobnista on myös maksullinen versio, joka tuo vielä tehokkaammat työkalut, mutta en ole vielä kokeillut sitä.
Sekin tietysti auttaisi, jos firmat päivittäisivät Exchange ja Outlook 2007:ään, mutta tuo kierros näyttää jääneen monilta väliin.
On mielenkiintoista, miten monilla työpaikoilla työntekijöiden odotukset ja tarpeet muuttuvat nopeammin kuin it-osastot pystyvät niihin vastaamaan. Tästä sitten seuraa, että esimerkiksi jaettu kalenteri avataankin Google Calendariin, tiedostoja jaetaan Google Docsin kautta ja niin edelleen.
On myös paljon työpaikkoja, jotka eivät tarjoa pikaviestejä. Seuraus on, että työasioista keskustellaan sitten esimerkiksi Microsoftin Windows Live Messengerin kuluttajapalvelussa.
Sitäkin näkee, että yritys antaa älypuhelimia vain johdon käyttöön. Muu porukka sitten hankkii niitä itse ja kopioi laitteisiinsa työsähköpostinsa, kalenterinsa ja kenties tiedostojakin.
Oletteko korvanneet vai laajentaneet työpaikkanne työkaluja omillanne, jotta hommat tulisivat tehtyä sujuvasti?
